Serienbriefe erstellen mit Microsoft Word

Adressfeld im Serienbrief

Große Arbeitserleichterung!!

Möchte man mehreren Empfängern einen gleichlautenden Brief oder eine Einladung zu senden, so sollte man sich überlegen, ob dies nicht am elegantesten mit der Serienbrief Funktion von Word zu erledigen ist.

Sicher hat man für die Empfänger sogar schon eine Adressenliste auf dem Rechner.

Die Adressenliste ist Bedingung für die Serienbrieferstellung, da Word darauf zurück greift.

Diese Liste kann einfach strukturiert sein.

Anrede  Vorname  Name  Straße_ Nr.  PLZ  Ort 

Frau

Dagmar

Meyer

Siechenstr. 93

12345

Musterstadt

Herr

Gustav

Klinger

Waldstr. 113

54321

Meilenstein

Frau

Waltraud

Oberbrück

Poststr. 3

13578

Welchestadt

Herr

Wolfi

Unterhaus

Hauptstr. 73

98765

Ortschaft

           
So sollte eine Adressenliste aussehen:
Kopfleiste mit den wichtigen Feldern für den Seriendruck, denn diese müssen in dem Brief oder der Einladung eingegeben werden an der entsprechenden Stelle.
Darunter folgen dann die Adressdaten. Und immer eine Leerzeile für einen Blankodruck.
Nun aber von vorn und der Reihe nach:
1. Hauptdokument erstellen: dies ist das eigentliche Schriftstück wie oben genannter Brief oder Einladung, in dem sind alle Textbausteine, Tabellen oder Grafiken enthalten.
2. Datenquelle erstellen: dies ist die vorgenannte Adressenliste.
3. Serienbrief drucken: dies ist schlußendlich das Ergebniss, welches wir erreichen wollen.
 

 

Wir wollen nun beginnen:
Bitte zuerst das Programm Word starten, dort wird standardmäßig ein leeres Blatt geöffnet, wir wählen im Menü EXTRAS | SERIENDRUCK darauf hin wird dann der Seriendruck Manager, wie nebenstehend, eingeblendet.

Unter 1 Hauptdokument klicken wir auf das Feld ERSTELLEN und wählen SERIENBRIEF und dann AKTIVES FENSTER, somit unser geöffnetes Dokument zum allgemeinen Anschreiben bzw. Brief oder Einladung.

Unter 2 Datenquelle klicken wir auf das Feld DATEN IMPORTIEREN und wenn angelegt auf DATENQUELLE ÖFFNEN jetzt blendet sich ein Fenster ein mit "Suchen in -  Eigene Dateien"  hier müssen wir den Ordner und die Datei mit der Adressliste öffnen. Auf die gefundene Datei dann zum Öffnen klicken. Es wird uns mitgeteilt, das wir im Hauptdokument noch keine Seriendruckfelder eingerichtet haben, 

wir klicken auf HAUPTDOKUMENT BEARBEITEN und gelangen zum Hauptdokument und fügen dort an entsprechender Stelle die Felder der Adressliste wie folgt ein:
Klick im SERIENDRUCKFELD oberhalb des Lineals oben links und wählen ANREDE dann Enter für neue Zeile und wieder SERIENDRUCKFELD und wählen VORNAME dann einmal Leerzeichen setzen, wieder SERIENDRUCKFELD und wählen NAME dann wieder Enter und erneut
SERIENDRUCKFELD und wählen STRAßE_NR dann wieder Enter und wieder SERIENDRUCKFELD und wählen PLZ dann einmal Leerzeichen setzen, wieder SERIENDRUCKFELD und wählen ORT und sind mit den Adressfelder im Hauptdokument fertig.

So nun ist die Hauptarbeit getan. Wie schauen uns das Ergebnis unserer Arbeit vor dem Druck erst noch einmal an. Dazu müssen wir auf rechts von Seriendruckfeld einfügen auf <<ABC>> klicken und sofort springt der erste Datensatz in die Adressfelder unseres Hauptdokumentes. Mit dem Pfeilschalttasten direkt daneben kann man die weiteren Datensätze anspringen.

Für die Anrede in dem Hauptdokument kann auch unterschieden werden für "Sehr geehrte Frau <<Name>>" oder "Sehr geehrter Herr <<Name>>" über die Funktion BEDINGUNGSFELD. Aber ein bißchen wollen wir Ihnen auch noch in unseren Kursen beibringen. - Oder ?? -

Ist das Ergebnis zufriedenstellend müssen wir wieder in der Menüleiste auf EXTRAS | SERIENDRUCK klicken und dann unter 3 Daten mit dem Dokument zusammenführen auf AUSFÜHREN klicken wobei sich dann das Fenster Seriendruck öffnet in dem wir dann auf ZUSAMMENFÜHREN klicken und schon wird der Serienbrief erstellt.

Jetzt muß noch alles gespeichert werden am beliebigen Ort und dann das Ganze Ausdrucken.  FERTIG !!

Falls es doch noch Problem gibt besuchen Sie uns im Internet-Cafe montags von 13 bis 17 Uhr. Wir helfen gern. Eine kurze telefonische Anmeldung in der o.g. Zeit unter (05222) 80 34 81 wird empfohlen.

Stand: 16.03.08